Einsatz einer webbasierten Bürosoftware
12. Juli 2017Welche Vorteile bringt der Einsatz einer webbasierten bzw. browserbasierten Bürosoftware mit sich? Zunächst sollte dazu geklärt werden, was unter der Bezeichnung „webbasiert“ zu verstehen ist. Webbasierte Software wird nicht wie gewöhnlich auf der Festplatte eines PCs installiert, stattdessen wird sie beispielsweise auf den Servern eines Providers gehostet, die den Zugriff und die Erreichbarkeit der Software für den Nutzer garantieren. Dies bedeutet das ein webbasiertes System, eine Internetverbindung für den reibungslosen Ablauf benötigt um überhaupt darauf zugreifen zu können. Dies kann sowohl über einen Desktop-Computer, als auch einem Laptop oder Tablett bzw. Smartphone geschehen.
Wie wirkt sich der Gebrauch einer Bürosoftware, die webbasiert arbeitet auf bestimmte Prozesse aus? Büroarbeit besteht grundlegend und meistens auch überwiegend aus Papierarbeit, die teilweise mit dem Computer verbunden ist. Zudem kommt der laufende Kontakt mit dem Kunden, in dem Probleme gelöst und Fragen beantwortet werden. Am Tagesende sind so sämtliche Informationen angefallen, die teilweise auf Zetteln, in Ordnern, im Kopf oder im PC vermerkt bzw. gespeichert wurden. Alle diese Daten strukturiert zu sammeln und am Ende optimal zu verwerten, macht eine solche Arbeitsweise kompliziert.
Abhilfe kann in dieser Beziehung der Einsatz einer Bürosoftware schaffen, die auf den Umgang mit sämtlichen Informationen, optimiert ist. Vergleichbar mit Outlook, besteht solch eine Software meist aus mehreren Bestandteilen, die den Alltag und damit verbundene Arbeitsprozesse erleichtern. Eine Basis stelle dabei Komponenten wie eine E-Mail Verwaltung, eine Adressverwaltung, ein Kalender, eine Aufgabenverwaltung und einem Dokumentenmanagement. Diese fünf Module fassen die Hauptanteil der täglichen Arbeit im Büro.
Mit dem Kunden kann bequem über E-Mail kommuniziert werden, die online Adressverwaltung mit individuellen Feldern, sorgt dafür das Daten zentral in einem CRM System gehalten sind und sich nicht über Ansammlungen von Visitenkarten verstreuen. Der Kalender regelt dabei alle anstehenden Termine und stellt diese übersichtlich dar, bzw. erinnert auf Wunsch rechtzeitig daran. Über die Aufgabenverwaltung hat man Einsicht in aktuell laufende und in Zukunft anstehende Aufgaben und sieht dazu den bereits erfüllten Bearbeitungsstand. Das Dokumentenmanagement bietet dabei eine Sammelstelle für diverse Formulare, Verträge oder Angebote.
Entscheidet man sich hierbei für eine webbasierte Lösung, ist es zudem möglich über mehrere Standorte hinweg zu arbeiten und Informationen bequem und über eine nachvollziehbare Art und Weise weiterzugeben.